Université de Lomé/communication institutionnelle : les acteurs clés conviés à la normalité!

Après l’équipe de la direction de la communication et du protocole les 15, 16 et 17 mars 2023, ce fut le tour des acteurs clés de l’Université de Lomé de s’imprégner des enjeux de la communication institutionnelle universitaire. Ainsi, le 23 mars 2023 à la salle Professeur Ahadzi-Nonou de la présidence de l’institution, le staff de l’équipe dirigeante, les doyens-directeurs, les chefs des services administratifs, et le 24 mars, les chefs de départements, les responsables des cellules d’informations pédagogiques, les secrétaires généraux et le collège des délégués généraux des étudiants, ont été entretenus sur « Les implications de la communication institutionnelle universitaire ». Cet atelier a offert à ces acteurs majeurs de la gouvernance universitaire, l’opportunité de prendre conscience de leur position stratégique dans la communication institutionnelle de l’université de Lomé.

 A l’Université de Lomé, le besoin d’impliquer les différents acteurs dans la communication de l’institution et de leur faire prendre conscience de leur position stratégique dans la chaîne de transmission des informations était devenu une nécessité.  C’est ainsi que durant deux jours, les 23 et 24 mars 2023, les participants ont été entretenus sur les principes de base de la communication institutionnelle, ses enjeux, de même que ses implications. Il leur a été aussi rappelé l’obligation de la charte graphique dans l’élaboration de tout document de même que dans la conception de tout support de communication. La prise en compte du code de déontologie et des valeurs qui fondent l’image et l’identité de l’UL, doit être au cœur de tout acte et de tout partenariat en lien avec l’institution. Au surplus, le respect des délais et des procédures sont indispensables pour bénéficier de l’accompagnement effectif des services de la direction de la communication et du protocole.  

Au cours des travaux, un état des lieux a été présenté aux participants et il en ressort, notamment, une différence dans l’utilisation de la charte graphique de l’institution. Cela s’explique par la méconnaissance au niveau de la plupart des acteurs, de l’existence de cette charte graphique. Il a été proposé de procéder à une vulgarisation plus accrue de la charte qui doit être dorénavant respectée. L’accent a été mis sur la nécessité de s’abonner aux canaux officiels de l’UL pour disposer des informations authentiques concernant l’institution. A cet effet, le code Q&R conçu a été testé avec succès auprès des participants. D’autres préoccupations, à l’instar de la mise à disposition du prototype de la carte de visite institutionnelle ont été abordées.

Les différents acteurs ont salué cette initiative inédite de la direction de la communication et du protocole qui leur a permis de prendre conscience des écarts dans la communication institutionnelle. Des recommandations ont été formulées pour un retour à la normalité mais aussi pour une formalisation de la communication institutionnelle au sein de notre université.

A l’ouverture des deux ateliers, le directeur de la communication et du protocole a remercié les participants pour leur adhésion à l’initiative et salué le soutien du président de l’Université de Lomé qui a rendu possible, l’organisation de la rencontre. Intervenant au nom du Professeur Dodzi Komla Kokoroko, président de l’institution, le directeur de la recherche et de l’innovation, Professeur Essohanam Boko, a invité les acteurs clés à un changement de paradigmes pour le rayonnement de l’image de notre institution. « J’invite chaque acteur à faire preuve de sensibilité culturelle, et à demeurer à l’écoute des interlocuteurs, car une approche communicationnelle réussie, s’appuie sur un processus de dialogue et d’échanges, insufflé d’ouverture et de flexibilité », a-t-il précisé.